Palazzo Medici Riccardi all'avanguardia nei processi di “dematerializzazione”

CARTA ADDIO, RESTA ALBERO. LA SVOLTA? IL 15 DICEMBRE

LA PROVINCIA DI FIRENZE DIGITALIZZA TUTTI GLI ATTI DI LIQUIDAZIONE


In arrivo un Prontuario per i dipendenti con i dettagli dell'operazione

Passo per passo la rivoluzione che abbatte costi di bilancio e aiuta l'ambiente


Carta addio, resta albero. In termini formali si parla di “dematerializzazione” e si annuncia la “cessazione dell'iter cartaceo”. Di fatto la Provincia di Firenze dice sì all'informatizzazione esclusiva degli atti di liquidazione, con tanto di soddisfazione per le normative di un Codice che diventerà sempre più familiare ai cittadini, quello dell'Amministrazione digitale. Il tutto a far data dal 15 dicembre. Il messaggio tramesso agli uffici da Rocco Conte, dirigente dei Servizi finanziari, è lapidario e ultimativo: entro quella data “gli atti di liquidazione non dovranno più pervenire agli uffici del Servizio finanziario in formato cartaceo”.

Dunque manca poco, mentre si perfezionano alcuni dettagli – è in arrivo un Prontuario - per evitare, anche sul piano digitale, ogni forma di “rilavorazione” - cosa che comporterebbe ritardi nell'emissione dei mandati di pagamento.

Resta sempre valida, ma solo nei casi di motivata urgenza e indisponibilità temporanea dei programmi (purché segnalata per tempo), la possibilità di emettere liquidazioni cartacee, la cui ammissibilità è rinviata alla valutazione del dirigente dei Servizi finanziari. In ogni caso le stesse dovranno essere acquisite digitalmente tramite scansione e successivamente archiviate, “previa sottoscrizione digitale che ne attesti la conformità rispetto all'originale cartaceo”.

La Provincia di Firenze è tra i primi Enti d’Italia ad aver attivato un piano concreto per ridurre l’uso della carta in tutti gli atti di sua pertinenza. Un’iniziativa non solo ambientalista ma che punta, inoltre, ad abbattere i costi del bilancio. In questa maniera l’Ente di Palazzo Medici Riccardi è anche tra gli Enti d’Italia più virtuosi che hanno come obiettivo la creazione di un archivio digitale. Ormai da tempo delibere e atti dei dirigenti sono in formato elettronico e, più di recente, anche la gestione delle presenze del personale è stata trasferita tutta on line, i fax vengono trasformati in e-mail, è già stata avviata la Posta elettronica certificata, l’Albo Pretorio non è più “fisico” e - ultima tappa della rivoluzione digitale portata avanti negli ultimi anni, si è provveduto a rendere telematiche anche fatture e mandati di pagamento.

Il complesso delle attività ha portato ad un risparmio di circa 100.000 documenti di carta l’anno, pari a circa 330.000 fogli.



DOCUMENTI

Circolare del Dipartimento IV Risorse Finanziarie, Organizzazione, Economato e Provveditorato